PRIVACY VERKLARING OSC (Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten)

1. Update over ons privacy beleid en onze algemene voorwaarden

2.Vestiging
Het secretariaat van de Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten is gevestigd op Klarinet 393 3766 GS te SOEST en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

3. Contactgegevens:
Website: www.chauffeursverenigingen.nl Adres: Klarinet 393 3766GS SOEST
3.1. Functionaris Gegevensbescherming OSC: Willem P. Bos
Tel +31653612560 Email:osc1@planet.nl

4. Persoonsgegevens die wij verwerken.
De Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten verwerkt uw persoonsgegevens doordat dat u gebruik maakt van onze diensten (verstrekking document ontheffing weekend rust, jaarlijkse contributie, deelname competitie onderdelen, vergaderingen, nieuws over evenementen) en/of omdat u deze zelf aan ons heeft verstrekt.
4.1. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam - Adresgegevens
  • Telefoonnummer(s) - E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Machtigingen (voor automatische incasso bij banken)
  • Gegevens en beeldmateriaal over/van uw activiteiten (zie onze website) 4.2. Wij verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

5. Met welk doel en op basis van welke grondslag de OSC persoonsgegevens verwerkt.
5.1. De Contactgroep Postactieven KLu regio Soesterberg verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van uw betaling van de jaarlijkse bijdrage.
  • Verzenden van onze nieuwsbrief.
  • Verzenden van uitslagen van competities en de uitnodigingen hiervoor.
  • Uitnodigingen voor evenementen en vergaderingen.
  • Om u te kunnen bellen of e-mailen als bovengenoemde punten dit nodig maken.

6. Geautomatiseerde besluitvorming Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten OSC neemt beperkt besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een bestuurslid van de Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten) tussen zit. Het betreft concreet het innen van incassomachtigingen voor jaarlijkse contributiebetalingen bij de banken waarbij leden zijn aangesloten.

7. De OSC gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:

  • Microsoft Office voor de ledenadministratie, contributie en bestuur mutaties voor ruim 80 verenigingen en de bestuursleden daarvan. Op een beveiligde laptop, verbonden met internet voor het verzenden van emails (nieuwsbrief en ledenlijst met een USB-stick als back-up)
  • Drupal CMS voor het website ontwerp en onderhoud door de eigen webmaster.
  • Easy-Admin voor de financiële administratie.
  • IBANC (pay-collect-control software) voor automatische incasso handelingen. Verplicht voor het innen van incasso’s.
  • Microsoft Office en Google voor het ontvangen en verzenden van e-mails aan leden, bestuursleden en webmaster.

7.1. Het gebruik van deze computerprogramma’s heeft geen andere gevolgen voor de leden dan waarvoor het bedoeld is nl. het doelmatig voeren van een stichtingsadministratie.

8. Bewaartermijnen.
De persoonsgegevens van onze leden blijven niet bewaard bij opzegging lidmaatschap of royeren.

9. Delen van persoonsgegevens met derden.

9.1. De Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten verkoopt geen gegevens aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
9.2. Met volgende instanties en om de volgende redenen worden uw persoonsgegevens gedeeld.

  • de RABO bank voor (via invulformulieren ondertekend door de aanvrager/lid) machtigingen voor contributiebetalingen.
  • de webmaster plaatst de gegevens die van u ontvangt op de website. Wenst u geen gebruik te maken van deze plaatsing worden alle gegevens vernietigd.

9.3. Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

10. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:

10.1. U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar onze voorzitter (wbos1994@kpnmail.nl)

10.2.. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, zullen we uw aanvraag met u , ter controle, terugkoppelen. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen 1 maand, op uw verzoek. Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-perso...

11. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen.

11.1. Overkoepelende Stichting Chauffeursactiviteiten neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons bestuur of via wbos1994@kpnmail.nl

11.2. De persoonsgegevens in computersystemen zijn beveiligd met 1 of meerdere passwords. De laptop waarop Easy-Admin draait is bescherm met de computerbeveiligingssoftware Avast. Van de ledenadministratie in Micro Office wordt geregeld een back-up gemaakt. Papieren documenten met persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten kast ter plaatse.

Het Bestuur Overkoepelende Stichting
Willem P. Bos Voorzitter O.S.C.

Download De privacy verklaring